Les indispensables d'un contrat de sponsoring

Le sponsoring est un élément crucial pour les événements culturels et sportifs, car il permet aux entreprises de développer leur image et de financer les événements en s'associant avec des marques. Toutefois, la rédaction du contrat de sponsoring peut s'avérer complexe, puisqu'elle implique des enjeux importants pour les deux parties. Il doit être rédigé avec précision afin de définir explicitement les obligations de chaque partie, la durée du contrat, sa possible reconduction ou rupture anticipée pour éviter les conflits. On vous explique ce qu’il faut faire pour ne rien oublier 😉

En préambule, présenter l’objet du contrat

C’est ce à quoi s’engagent les parties. Il s’agit d’une phrase brève qui résume le partenariat entre les parties. Dans ce préambule, on peut en profiter pour définir quelques termes importants que l'on retrouve dans le contrat, pour préciser le territoire du partenaire et présenter l'activité de celui-ci. 

Identifier les parties au contrat

Le contrat de sponsoring est - le plus souvent - un accord entre deux parties :

• Le sponsor : l'entreprise qui apporte un soutien.
• Le parrainé : le porteur de projet bénéficiant du soutien.

Il est donc important que le contrat mentionne explicitement ces deux parties et leur rôle dans l'accord. Cela inclut : leurs noms, leurs adresses et leurs coordonnées ainsi que les détails de leur représentant légal, leur dénomination sociale, leur forme juridique…

Déterminer la durée du contrat

Le contrat de parrainage doit avoir une durée définie et les parties doivent s'entendre sur une date de fin ou une période durant laquelle le contrat sera valide.

👉🏼  Il est important d'inclure aussi les modalités de renouvellement, de modification ou de résiliation dans les dispositions du contrat pour éviter les malentendus ou les conflits futurs. Il peut être intéressant de mettre en place une date de discussions de la reconduction de l'accord de partenariat après laquelle le porteur de projet peut engager la discussion avec des concurrents du sponsor qui ne renouvelle pas son engagement.

Identifier les obligations mutuelles des parties

• Les contributions du sponsor : c’est dans cette partie qu’il faut décrire le type de partenariat (financier, matériel et/ou technique) accompagné d’une description des modalités (quantité du matériel, date de mise à disposition, somme et date du versement, état du matériel avant le prêt…)

👉🏼  Pour les paiements, il est nécessaire de mettre en place un échéancier.

• Les obligations du porteur de projet : ici, le contrat reprend les obligations du bénéficiaire pour promouvoir l’image de son sponsor. Dans cette partie, également, il est impératif de décrire précisément toutes les contreparties du contrat (période de la promotion, supports utilisés, …)

Énoncer les modalités de résiliation/d'annulation du contrat

On relate les cas dans lesquels le contrat peut être résilié et les conditions de validité de la résiliation. Il faut définir explicitement des clauses de remboursement du sponsor en fonction du taux d’avancée des contreparties. Par exemple, si un évènement est annulé, mais que certaines contreparties ont déjà été réalisées, il faudra rembourser le sponsor compte tenu du taux d’avancement de celles-ci. (Et ça, c'est facilement réalisable grâce à Osponso 😏 ).

👉🏼  Il peut être intéressant d’insérer une clause d’assurance pour se protéger en cas de sinistre.

Le règlement des différents

Il est conseillé d’ajouter une clause d’arbitrage qui permettra de gérer efficacement les conflits futurs par une procédure de conciliation.

La signature du contrat

Les parties doivent signer le contrat et ajouter leur nom et prénom ainsi que l’entité qu’ils représentent. C'est également ici que vous pouvez ajouter la date et le lieu de conclusion du contrat.

👉🏼  Le contrat peut-être signé physiquement ou numériquement (de plus en plus courant). Pour cela, il est préférable d'ajouter un article expliquant cette possibilité de signer numériquement le contrat pour rappeler que cela a la même valeur juridique qu'une signature physique.

🤩 Quelques tips…

👉🏼 Il peut être intéressant voire primordial de définir une clause de non-concurrence sur un même territoire. De cette manière, au sein de ce territoire, le porteur de projet s'engage à ne pas s'associer à une marque concurrente. Cela va rassurer le sponsor.

👉🏼 Inversement, rappeler qu’un partenaire ne peut pas mettre en avant un concurrent d’un partenaire engagé. Exemple : une marque de boisson - partenaire de l'événement - ne pourra pas citer ou mettre en avant (dans le cadre de son activation de partenariat) une marque de grande distribution concurrente d'une marque de grande distribution partenaire de l'événement.

👉🏼 Pour un contrat pluriannuels, il peut être rassurant - pour le sponsor - de fixer des périodes de reporting et potentiellement des conditions de sorties si le sponsor n'est pas satisfait. Dans les faits, cela ne sera quasiment jamais activé mais ça a le mérite de fixer un cadre sain et transparent.

👉🏼 Être précis sur l’utilisation de la marque : définir explicitement ce qu’il est possible de faire ou non pour les sponsors avec l'utilisation d'un logo, d'une charte graphique...

👉🏼 Si une marque partenaire souhaite engager faire du merchandising avec la marque du porteur de projet, il est important de définir les modalités de rémunération dans le contrat, les territoires de distribution possible, la charte graphique à respecter, ...

👉🏼 Rappeler qu’à échéance du contrat, la marque ne doit plus s’associer à l’évènement.

👉🏼 Lorsque vous copiez/collez le contenu d'un contrat pour en créer un nouveau, et que vous utilisez la célèbre fonction "remplacer par" (😉), pensez bien à double checker que les références à l'ancien partenaire ne figurent plus dans le nouveau contrat.

Pour conclure…

Que ce soit pour le partenaire ou pour le porteur de projet, le contrat de sponsoring est très important puisqu'il fixe les conditions du partenariat. C'est la source à partir de laquelle on va se référer si les choses ne tournent pas comme on l'avait prévu. D’ailleurs, il est nécessaire de bien conserver un exemplaire du contrat qui constituera une preuve en cas de litige. Grâce à Osponso, gardez vos contrats en lieu sûr et retrouvez-les en toute simplicité 👉🏼 Réservez votre démo

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