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EcoTrail Paris s'équipe d'Osponso pour gérer ses partenaires
Ecotrail Paris, un événement phare dans le calendrier français
L'EcoTrail Paris est un événement sportif majeur qui rassemble chaque année des milliers de trailers de tous niveaux. Connu pour son parcours unique traversant les plus beaux sites naturels de la région parisienne, EcoTrail Paris propose des distances variées adaptées à chaque profil : du 10 km jusqu'au 80km et son arrivée mythique au 1er étage de la Tour Eiffel. Pionner dans ses pratiques éco-responsables, l’EcoTrail Paris s’efforce de mettre en place depuis sa création en 2008 des actions visant à réduire l’impact écologique de son organisation. L'événement se positionne comme un acteur clé de la transition écologique dans le sport.
Une activation des partenaires toute l'année
Avec la multitude de ses sites logistiques (départs, ravitaillements et arrivées), l'étendue de ses parcours (plus de 100km au total), la diversité des publics touchés, l'EcoTrail Paris est un événement complexe qui s'appuie sur une organisation professionnelle avec près de 15 personnes qui travaillent tout au long de l'année. Au-delà des recettes générées par les dossards, l'organisation compte sur le soutien de ses partenaires pour pérenniser son événement. Entre les partenaires institutionnels (communes, départements, région, monuments, sites) et les partenaires privés, c'est près d'une cinquantaine d'acteurs qui soutiennent l'EcoTrail Paris et qui activent tout au long de l'année autour de l'événement.
© EcoTrail Organisation
Utiliser Osponso pour sécuriser et fluidifier tous nos process d'activation
En choisissant Osponso, EcoTrail Paris se dote d'un outil puissant pour centraliser la gestion de ses partenariats. La plateforme offre une vue d'ensemble des partenariats et permet de suivre en temps réel l'avancement de chacun contrat. Grâce à des outils de partage de tâche avancés, l'organisation peut désormais déployer avec précision et fiabilité l'ensemble des activations.
Satisfaire tous ces acteurs est un enjeu majeur pour la réussite et la longétivité de l'événement. Avec des attentes et des priorités qui sont différentes chez chacun de nos partenaires, c'est toujours un stress pour nous de ne pas bien exécuter ce qui est prévu contractuellement. On multipliait alors les tableaux de suivi sur Excel et les échanges d'informations et de documents entre toutes les équipes (commercial, communication, logistique terrain, développement durable) se faisaient via plein de canaux différents (mail, whatsapp, slack, drive, ...). Un vrai casse-tête.
Jérôme Toulouse, coordinateur général de l'EcoTrail Paris
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Construire le bilan de partenariat au fur et à mesure
Pour tenir informé ses partenaires sur les avancées du contrat, l'organisation utilise la fonctionnalité "Réalisation". En ajoutant une photo de la contrepartie et une date de réalisation, l'organisation peut alimenter en temps réel les comptes de chacun de ses partenaires. Les interlocuteurs sont alors notifiés par mail de l'information et peuvent partager facilement l'information en interne.
Pour mettre toutes les chances de notre côté dans les discussions de reconduction de partenariat, nous construisons des bilans détaillés et très complets pour chacun de nos partenaires. Cela nous prend beaucoup de temps mais ça apporte beaucoup de valeurs dans la relation avec nos partenaires. Avec Osponso, la consignation en continu de chaque réalisation va nous faire gagner un temps fou. Et c'est du temps en plus que l'on peut accorder avec chacun d'entre eux afin de renforcer les liens humains.
Jérôme Toulouse, coordinateur général de l'EcoTrail Paris
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©EcoTrail Organisation
À propos d'Osponso
Osponso est une plateforme tout-en-un de gestion de partenaires conçue pour les porteurs de projets événementiels, qu'ils soient athlètes, clubs, agences, collectivités, créateurs de contenus, régie pub, etc.
La plateforme est développée par Dokeop SAS, startup nantaise créée en 2019, déjà connue pour sa solution éponyme dédiée à l'administratif et qui facilite la gestion des certificats médicaux pour les organisateurs d'événements sportifs de masse. La solution est adoptée par plus de 250 événements tels que le circuit Ironman France et Italie, la SaintéLyon, l'EcoTrail Paris, le marathon de Montpellier, la Race Across France pour ne citer que ces références.
La solution permet de centraliser toutes les informations relatives à un partenariat et d’automatiser les différentes actions liées à l’activation du contrat : édition automatisée des contrats et reçus fiscaux, création et personnalisation des offres, assignations des tâches aux équipes, collecte des contenus, compte rendu des réalisations envoyés aux partenaires.
Lancée en avril 2023, Osponso équipe déjà plus d'une vingtaine d'acteurs dans le sport (Vendée Globe, Stade Toulousain Basket, 20km de Paris, ÉcoTrail Paris, ...), la culture (Festival Photo de la Gacilly, Festival National du Film Scolaire, ...) et les événements corporate.
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