Quatre festivals, plusieurs projets en simultané, une trentaine d'utilisateurs et 100 à 150 partenaires à gérer chaque année. Chez Bleu Citron, société de production toulousaine, la gestion des partenariats était une équation complexe avant Osponso. Perrine Crubilé, Directrice partenariats et mécénat, et Valentin Ogier, Chargé de partenariats et mécénat, racontent comment tout a changé.
Comment gériez-vous vos partenariats avant Osponso ?
« Le plus difficile c'était de tout regrouper, de savoir où on en est avec chaque partenaire, ce qu'on a fait et ce qu'on doit faire. D'avoir une photo à l'instant T de chaque partenariat. »
Perrine Crubilé · Directrice partenariats et mécénat, Bleu Citron
Avant Osponso, la gestion des partenariats reposait sur Google Sheets pour le suivi budgétaire et un outil interne pour les confirmations et le suivi administratif. Un système fonctionnel en apparence, mais qui montrait ses limites dès qu'il s'agissait de coordonner plusieurs festivals en parallèle. Les différentes équipes d'activation travaillaient avec leurs propres outils : Notion pour certains, Monday pour d'autres. Impossible d'avoir une méthode commune, une traçabilité partagée, une vision consolidée de l'état des contreparties sur l'ensemble des projets.
- Google Sheets et un outil interne
- Équipes d'activation sur des outils différents
- Contreparties gérées manuellement par copier-coller
- Aucune vision transversale entre projets
- Une seule plateforme pour tous les projets
- Toutes les équipes alignées sur le même outil
- Contreparties complétées automatiquement
- Vision en temps réel sur tous les partenariats
Comment Osponso est entré dans l'organisation ?
Bleu Citron cherchait initialement un CRM capable de centraliser le suivi des partenariats. C'est par le biais d'une démonstration de Romain, de l'équipe commerciale d'Osponso, que la solution s'est imposée il y a deux ans. La prise en main a été rapide. L'adoption a été progressive : aligner une trentaine d'utilisateurs répartis sur des projets différents, avec des niveaux d'implication variés, demande du temps. Mais une fois la logique comprise, la montée en puissance est rapide.
« La prise en main a été rapide parce que l'outil est intuitif. »
Valentin Ogier · Chargé de partenariats et mécénat, Bleu Citron
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ?
Bleu Citron utilise principalement trois fonctionnalités d'Osponso :
La création automatique de contrats et le suivi administratif
Avant Osponso, les contreparties accordées à chaque partenaire étaient renseignées manuellement par copier-coller dans les conventions. Aujourd'hui, les contrats sont générés automatiquement avec les contreparties pré-remplies en fonction du niveau de partenariat. Un gain de temps majeur sur des conventions qui peuvent être longues et complexes.
« Ce que j'utilise le plus c'est la partie administrative, tous les contrats, le suivi. J'y passe tout mon temps sur Osponso. »
Le tableau de prospection
Perrine Crubilé utilise le tableau de prospection pour suivre le "pipe" des prospects : les entités contactées, les montants en jeu, les niveaux d'engagement. En complément d'un Google Sheet budgétaire externe, ce suivi offre une vue claire sur l'état des négociations en cours pour chaque festival.
La gestion multi-projets
Passer d'un festival à l'autre se fait en quelques secondes depuis une seule interface. Toutes les informations sur chaque partenariat sont accessibles immédiatement, sans changer d'outil ni chercher dans des fichiers dispersés.
« La gestion multi-projets facilite vraiment les choses. C'est simple et fluide de passer d'un projet à l'autre et on peut consulter les infos très rapidement. »
Focus Rose Festival : deux éditions, une montée en puissance
Photo : @sachamoreau
Le Rose Festival, c'est 115 000 festivaliers sur trois jours au MEETT de Toulouse. Un événement de cette envergure implique de coordonner de nombreux partenaires et plusieurs équipes d'activation en parallèle — exactement le type de défi pour lequel Osponso apporte le plus de valeur.
Bleu Citron utilise Osponso sur le Rose Festival depuis deux ans. La première édition était une phase d'apprentissage. La deuxième édition, en cours de préparation, bénéficie d'une base partenaires déjà constituée et d'équipes qui maîtrisent bien mieux les modules. La nouvelle équipe communication a notamment investi la partie activation bien plus en profondeur cette année. Les partenaires eux-mêmes ont évolué : plus réticents à l'espace partenaire la première année, ils l'utilisent aujourd'hui très facilement.
Photo : @only_wann
Quel bilan tirez-vous ?
Après deux ans d'utilisation, Osponso est devenu un outil central dans la gestion quotidienne des partenariats de Bleu Citron, quelle que soit la taille de l'événement. La centralisation sur une seule plateforme a supprimé une grande partie des allers-retours entre outils, les risques de perte d'information et les doublons entre équipes.
« On l'utilise sur des événements de toutes les tailles et on peut en témoigner : Osponso permet vraiment de tout centraliser, quelle que soit l'envergure du projet. »
Valentin Ogier · Chargé de partenariats et mécénat, Bleu Citron
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