Depuis sa première édition en 2023 à Quimper, l'Irréductible Festival n'a cessé de grandir. En trois ans, la jauge est passée de 3 000 à 10 000 personnes par soir. Avec cette croissance, le volume de partenariats a suivi : aujourd'hui, ce sont près de 150 partenaires qui soutiennent l'événement chaque année. Julien Rozec, co-responsable des partenariats, raconte comment Osponso est devenu l'outil central pour absorber cette charge sans y laisser des heures de back-office.
Comment gériez-vous vos partenariats avant Osponso ?
« Avant, on n'avait pas de vrais contrats avec nos partenaires. Ça fonctionnait sur la confiance, le bouche-à-oreille, des échanges de mails. Avec 150 partenaires, cette approche atteignait clairement ses limites. »
Julien Rozec · Co-responsable des partenariats, L'Irréductible Festival
Le festival gérait ses partenariats et son mécénat avec des outils classiques : Excel pour le suivi, des documents Word pour les conventions, et une gestion des Cerfa entièrement manuelle. Chaque demande de reçu fiscal représentait une opération longue. Chaque contrat égaré par un partenaire nécessitait de retrouver le bon fichier, de le reformater, de le renvoyer. À l'échelle de 150 partenaires, la charge administrative devenait considérable.
- Contrats informels, gestion sur la confiance
- Cerfa produits manuellement à chaque demande
- Suivi sur Excel, fichiers Word éparpillés
- Charge administrative lourde à 150 partenaires
- Contrats formalisés et signés électroniquement
- Cerfa générés et envoyés instantanément
- Suivi centralisé dans Osponso
- Back-office traité en quelques clics
Comment Osponso est entré dans l'organisation ?
La rencontre avec Osponso s'est faite au MAMA en octobre, lors d'un échange avec Romain de l'équipe commerciale. Dans un premier temps, le festival avait décliné : trop de choses en cours, pas le bon moment pour ajouter une nouvelle ligne de dépense. C'est finalement le volume de partenariats à absorber qui a fait basculer la décision.
La prise en main a été confiée à Jeanne, qui est aujourd'hui la référente Osponso au sein de l'équipe. C'est elle qui maîtrise l'outil au quotidien, ce qui permet à Julien et au président Benjamin de rester concentrés sur la programmation, la prospection et l'organisation générale.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ?
L'Irréductible Festival utilise principalement trois fonctionnalités d'Osponso :
L'éditeur de contrats
Pour la première fois, le festival a formalisé ses relations partenaires avec de vrais contrats. L'éditeur Osponso permet de partir d'un modèle, de l'adapter partenaire par partenaire, et de l'envoyer directement en signature électronique. Fini les fichiers Word qui traînent et les allers-retours par email.
La génération automatique des Cerfa pour le mécénat
C'est le gain le plus visible au quotidien. Avant Osponso, chaque reçu fiscal pour les mécènes était produit manuellement. Aujourd'hui, quand un partenaire appelle pour demander son Cerfa, la réponse est immédiate.
« On peut renvoyer un Cerfa instantanément à un partenaire qui en fait la demande. Avant, c'était une vraie opération. »
La signature électronique
La signature électronique intégrée a transformé la réactivité de l'équipe. Un contrat envoyé, signé et archivé en quelques minutes, sans impression ni scan.
Quel bilan tirez-vous après quelques mois d'utilisation ?
Le gain de temps sur le back-office est significatif. Les demandes de contrats, les retours de documents, les reçus fiscaux : tout ce qui mobilisait une partie de l'énergie de l'équipe se traite aujourd'hui en quelques clics.
Le festival a conservé un fichier Excel en parallèle pendant la transition, par précaution. Mais l'objectif est clair : centraliser progressivement tout le suivi sur Osponso. Le gros du travail de constitution de la base partenaires étant fait, les prochaines éditions seront nettement plus rapides à gérer.
« Pour un festival qui gère un volume important de partenariats, Osponso est clairement l'outil qu'il faut. Ça change vraiment la façon dont on travaille avec nos partenaires et mécènes. »
Julien Rozec · Co-responsable des partenariats, L'Irréductible Festival
Ce que ça a changé dans la relation avec les partenaires et les mécènes
Au-delà du gain de temps, c'est la professionnalisation de la relation partenaire qui ressort le plus. Passer d'une gestion informelle à des contrats formalisés, des reçus fiscaux envoyés instantanément, une signature électronique fluide. Les partenaires et mécènes le remarquent. C'est un signal de sérieux qui renforce la crédibilité du festival auprès d'interlocuteurs qui, eux aussi, ont des process à respecter.
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