Depuis 1997, l’association Arpèges & Trémolos fait vibrer le Tarn au rythme de ses festivals et concerts. Avec le temps, elle est devenue un acteur culturel incontournable, organisant des événements majeurs comme Pause Guitare, Les Ptits Bouchons ou encore Un Week-end avec Elles.
Visionnaire et engagée, l’association poursuit un double objectif : promouvoir la Chanson Francophone et soutenir les artistes émergents, tout en fédérant partenaires institutionnels, mécènes, entreprises et acteurs du territoire. Mais cette mission artistique et culturelle ne peut se réaliser sans un travail solide sur la gestion des partenariats, essentielle à la réussite de chaque événement.
Avec près de 200 partenaires mobilisés chaque année sur Pause Guitare, l’équipe partenariat faisait face à un défi considérable.
De quelle manière étaient gérés les partenariats avant Osponso ? Avant de découvrir Osponso, la gestion des sponsors et mécènes reposait sur une organisation fragmentée entre différents outils :
« Nous travaillions auparavant avec des outils classiques : Excel pour la gestion budgétaire, PDF pour les reçus fiscaux et Word pour les conventions. » Utiles en surface, ces outils montraient vite leurs limites : un suivi administratif complexe, une lourdeur croissante et une organisation difficilement soutenable à l’approche du festival.
« Cette organisation entraînait une lourdeur administrative et une perte de temps considérable. » Quels sont les bénéfices d'Osponso au quotidien ? Le passage à Osponso a marqué un vrai tournant. Dès la première année d’utilisation, l’équipe partenariat a constaté une amélioration de ses pratiques.
« Nous constatons déjà un vrai gain de temps administratif ainsi qu’un suivi plus clair des partenaires. Nous pouvons consacrer davantage d’énergie et de temps à la prospection.» En centralisant toutes les informations sur une seule plateforme, Osponso a simplifié le travail quotidien et fluidifié les échanges . Le temps dégagé permet à l'équipe de se consacrer d'avantage à la recherche de nouveaux contacts.
L’adoption d’Osponso ne fait d’ailleurs que commencer au sein d’Arpèges & Trémolos.
« La mise en place est encore en cours. Le pôle Partenariat utilise déjà l’outil à 100 %, mais il nous faudra encore un peu de temps pour que l’ensemble des services s’en empare. D’ici la fin de l’année, par exemple, la Communication l’utilisera pour le suivi des contreparties. » Une montée en puissance progressive qui confirme la volonté de l’association de centraliser l’ensemble de sa gestion partenariale sur une seule et même plateforme.
Quelles sont vos fonctionnalités préférées ? Deux outils font particulièrement la différence pour gérer près de 200 partenaires :
le générateur automatique des conventions l’édition automatique des reçus fiscaux « Jusqu’à présent, nous devions tout remplir manuellement; avec près de 200 partenaires, cela représentait une tâche très longue et chronophage, surtout à l’approche du festival et des dernières négociations. » Les fonctionnalités d'Osponso qui permettent de générer automatiquement des conventions ou des reçus fiscaux, font gagner beaucoup de temps aux porteurs de projet qui devaient les remplir manuellement.
Contrat généré automatiquement Quel bilan pour Arpèges & Trémolos ? Grâce à Osponso, l’association est passée d’une organisation lourde et éclatée à un système centralisé, rapide et fiable .
« Aujourd’hui, en un clic (ou presque), tout est rédigé et envoyé. » Résultat : moins d’administratif, plus de temps pour la prospection , et une relation partenaire renforcée au service de Pause Guitare et des autres événements de l’association.
