Avec de nombreux événements à gérer, Extra Sports choisit Osponso pour se simplifier la vie
Dans le secteur ultra-compétitif des événements sportifs ourdoor, la gestion des partenaires est un levier important pour développer les revenus et pérenniser les événements. Extra Sports, agence connue et reconnue sur le marché de l'événementiel sportif, a décidé de s'équiper d'Osponso pour piloter avec plus de sérénité ses différents programmes de partenariat.
Extra Sports, un nom reconnu dans l’organisation des événements outdoor
Extra Sports est une société lyonnaise spécialisée dans l'organisation d'événements sportifs outdoor (course à pied, cyclisme et triathlon). Elle organise une quinzaine d'événements tels que la mythique Asics SAINTELYON, le Trail du Saint-Jacques by UTMB, le Marathon International de Biarritz ou encore le Lyon Free Bike. Sous la direction opérationnelle de Romain Houzé, l'agence a la particularité de gérer toutes les facettes d'un événement : logistique, opérationnel, sécurité, RH, communication et aussi le volet commercial avec la gestion des partenariats et des villages exposants.
La gestion des partenaires : une tâche centrale pour les équipes d’Extra Sports.
Romain Houzé et son équipe font face à des défis de plus en plus complexes liés à la gestion des partenaires. Compte tenu de la multitude d'événements organisés tout au long de l'année, le nombre de partenariats à piloter est considérable, tout comme l'ampleur des informations associées à chacun d'entre eux.
Jusqu'il y a peu, Extra Sports utilisait des outils "classiques" (excel, powerpoint et mailsà) pour piloter, déployer et suivre ses différents programmes de sponsoring. Avec la croissance de l'entreprise et l'augmentation du nombre d'événements, la coordination entre les équipes devenait de plus en plus complexe pour garantir des partenariats de qualités et surtout des partenaires qui reconduisent d'une année sur l'autre.
« La transmission des informations par mail devenait compliquée entre les équipes, il nous fallait un outil pour tout répertorier. » Romain Houzé – Directeur général
Avec près d’une centaine de clients à gérer et la nécessité, pour l’équipe d’Extra Sports, de leur accorder à tous une importance particulière, l’utilisation d’une solution tout-en-un devenait incontournable.
"Nous avons reconnu la nécessité d'une solution qui peut nous permettre de gagner du temps précieux dans la gestion de nos partenariats. L’objectif est d’éviter les pertes d’informations et d’aller plus vite dans leur transmission. » Romain Houzé – Directeur général
À propos d'Osponso
Osponso est une plateforme tout-en-un de gestion de partenaires conçue pour les porteurs de projets événementiels, qu'ils soient athlètes, clubs, agences, collectivités, créateurs de contenus, régie pub, etc.
La plateforme est développée par Dokeop SAS, startup nantaise créée en 2019, déjà connue pour sa solution éponyme dédiée à l'administratif et qui facilite la gestion des certificats médicaux pour les organisateurs d'événements sportifs de masse. La solution est adoptée par plus de 250 événements tels que le circuit Ironman France et Italie, la SaintéLyon, l'EcoTrail Paris, le marathon de Montpellier, la Race Across France pour ne citer que ces références.
La solution permet de centraliser toutes les informations relatives à un partenariat et d’automatiser les différentes actions liées à l’activation du contrat : édition automatisée des contrats et reçus fiscaux, création et personnalisation des offres, assignations des tâches aux équipes, collecte des contenus, compte rendu des réalisations envoyés aux partenaires.
Lancée en avril 2023, Osponso équipe déjà plus d'une vingtaine d'acteurs dans le sport (Vendée Globe, Stade Toulousain Basket, 20km de Paris, ÉcoTrail Paris, ...), la culture (Festival Photo de la Gacilly, Festival National du Film Scolaire, ...) et les événements corporate.
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